راهنمای خرید نرم افزار حسابداری 3

انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری – نرم افزار تمامی بخش های کارمان را پوشش دهد یا برای بخشی از گردش کارمان نرم افزار می خواهیم؟

راهنمای خرید نرم افزار حسابداری 1

راهنمای خرید نرم افزار حسابداری 2

 

احتمالا تا بحال برایتان اتفاق افتاده که رستوران رفته اید، غذا سفارش داده اید و هنگام صرف غذا متوجه شده اید که بیش از نیازتان سفارش داده اید، یعنی مقداری غذا دست نخورده باقی مانده است. برعکس هم می تواند اتفاق بیفتد: یعنی حین صرف غذا دیده اید که خوراکی های دیگری هم هست که می بایست سفارش می دادید. خب، در رستوران براحتی می توان غذای اضافی را در ظرف یکبار مصرف ریخت و برد منزل، یا اینکه اگر غذا کم سفارش داده شده، سفارش غذای بیشتر داد. این سفارش زیاد یا کم هنگام خرید نرم افزار هم می تواند اتفاق بیفتد، ولی برخلاف رستوران، جبران آن به سادگی میسر نمی شود.

اجازه دهید با ذکر یک مثال روشن تر صحبت کنیم: ما می خواهیم برای یک کسب و کار، فروش اینترنتی راه اندازی کنیم. با یک شرکت قرارداد طراحی سایت امضا می کنیم و پس از آماده شدن سایت فروش اینترنتی مان را آغاز می کنیم. در ابتدا بر اساس گزارشاتی که از سایت دریافت می کنیم اطلاعات لازم برای میزان فروش کالاها و درآمدهای ناشی از این فروش را بدست می آوریم . با گذشت زمان و با افزایش حجم کار متوجه می شویم که نیاز به نرم افزار حسابداری و نرم افزار انبارداری به صورت یک برنامه یکپارچه نیاز داریم تا بتوانیم گزارشات حرفه ای و استاندارد را از نرم افزار حسابداری و نرم افزار انبارداری اخذ کنیم. حالا این سوال مطرح می گردد که چگونه حجم زیاد اطلاعات روزانه تولید شده در سایت فروش اینترنتی به برنامه حسابداری یا برنامه انبارداری مدنظر منتقل گردد، و این دو برنامه همزمان با برنامه سایت هماهنگ باشد. هرچه کار ما گسترش بیشتری پیدا می کند این نیاز مبرم تر می شود تا جائیکه بدون رفع آن با مشکلات جدی مواجه خواهیم شد.

مشکل بالا وقتی جدی تر می شود که می بینیم طراح سایت توانائی لازم برای برقراری ارتباط بین اطلاعات فروش اینترنتی و برنامه حسابداری یا برنامه انبارداری را ندارد! پس چه باید کرد؟ یا باید یک سایت جدید با قابلیت مورد نظر طراحی گردد یا یک نرم افزار حسابداری یا نرم افزار انبارداری پیدا کرد که بتواند به روش هایی غیر استاندارد به اطلاعات فروش اینترنتی وصل گردد و اطلاعات مورد نیاز را استخراج کند. در واقع هر دوی این راه حل ها، راه حل های بدی است که گریز ناپذیر شده است. چرا ما در این وضعیت گریزناپذیر قرار گرفتیم؟ برای اینکه در زمان برآورد نیازهای برنامه ای مان جامع نگاه نکردیم و فقط نیاز مبرم آنی را دیدیم.

مثال فوق گویای این امر است که در زمان تصمیم گیری در مورد خرید یک نرم افزار، مثلا نرم افزار حسابداری، باید ببینیم چه عواملی می تواند در تغییر کمی یا کیفی نرم افزار اثر گزار باشد و کدام یک از این عوامل در آینده برای ما مطرح است که باید در انتخاب نرم افزار آنرا لحاظ کنیم.

 

مثال فوق یک نمونه از نیاز به تغییر کیفی نرم افزار بود. حال یک مثال از نیاز به تغییر کمی نرم افزار: ما یک موسسه خدمات مالی هستیم و یک نرم افزار حسابداری را در دفتر روی چند کامپیوتر نصب کرده ایم و کار مشتریانمان را با آن سازمان می دهیم. رشد کار ما موجب گشته تا از یک طرف تعداد کاربران در دفتر را زیاد کنیم و از طرف دیگر برای تعداد زیادی کاربران شرکت در نقاط دیگر اتصال برخط با دفتر برقرار کنیم تا آنها هم از راه دور با برنامه حسابداری کار کنند. ولی ما با یک مشکل مواجه شده ایم. قبلا که تعداد کاربران کم بود به راحتی با نرم افزار حسابداری کار می کردیم ولی حالا با افزایش تعداد کاربران عملا برنامه آنقدر کند شده است که دیگر نمی توانیم با آن کار کنیم. خب، این مشکل از آنجا ناشی شده است که هنگام خرید برنامه حسابداری طرح توسعه آتی را ندیده بودیم و نرم افزار حسابداری مناسب برای تعداد کاربران زیاد را انتخاب نکرده بودیم. این اتفاق می تواند برای برنامه انبارداری یا هر برنامه دیگری نیز بیفتد.

دو مثال فوق نشان می دهد عدم دقت در تعریف نیاز فعلی و آتی می تواند منجر به خرید نا مناسب نرم افزار گردد. البته حالتهای دیگری هم هست که نه از بی دقتی، که از تغییرات در کسب و کار ناشی می شود. بعنوان مثال ما کارمان پخش مواد غذایی است و برای این کار از یک نرم افزار پخش مویرگی استفاده می کنیم. در مقطعی از کار، ما اقدام به تاسیس فروشگاه های برای خودمان می کنیم. برای این فروشگاه ها نیاز به نرم افزار خرید و فروش به همراه نرم افزار انبارداری و نرم افزار حسابداری پیدا می کنیم. نرم افزار پخش مویرگی ما بگونه است که نمی توانیم از آن برای فروش توسط صندوق مکانیزه فروشگاهی استفاده کنیم. در نتیجه اقدام به خرید چندین نرم افزار صندوق فروشگاهی می کنیم. خرید نرم افزار فروشگاهی به همراه نرم افزار حسابداری و نرم افزار انبارداری مربوطه نه ناشی از بی دقتی ما در هنگام خرید نرم افزار پخش مویرگی، که ناشی از گسترش برنامه ریزی نشده (و البته مغتنم) کسب و کارمان بوده است.

در اینجا می بینیم که تغییرات در کاربری ما از نرم افزارهای گوناگون به علل متفاوت می تواند اتفاق بیفتد. نکته اساسی این است که ما تا حد امکان در ابتدای خرید نرم افزار، مثلا نرم افزار حسابداری، یا نرم افزار خرید و فروش، عواملی که می تواند در تغییر کاربری ما از نرم افزار در آینده، اثر گذار باشد را شناسائی کنیم و با کاربرد فرمول هزینه – فایده، نرم افزار یا نرم افزارهایی را انتخاب کنیم که با تغییر زمان و تغییر کاربری احتمالی ما متحمل کمترین هزینه و بیشترین فایده شویم. در اینجا مدیریت موسسه است که می تواند با چنین نگاهی به انتخاب نرم افزار، بهترین انتخاب را داشته باشد.